Ekspertens råd: Sådan holder du møder og kommunikerer, når alle arbejder hjemmefra
Som følge af coronakrisen arbejder tusindvis af ansatte hjemmefra. Men det kan være svært at finde hoved og hale i, hvordan man bedst holder kommunikationen ved lige i to uger, når ledere og ansatte sidder spredt omkring i hvert sit hjem.
Kristian Strøbech er ekspert i formidling på digitale platforme og har i mange år undervist og rådgivet inden for området.
Torsdag formiddag skrev han på Twitter og Facebook, at hans telefon er åben for alle dem, der har brug for hjælp. Allerede nu har uddannelsesinstitutioner, freelancere og et enkelt politisk parti ringet og spurgt ham til råds.
- Jeg har fået mange henvendelser i løbet af de seneste par dage og særligt i dag. Det er svært at pege på et bestemt program, der er bedst til at løse folks udfordringer, for der er ikke noget, der nødvendigvis passer til alles behov, siger Kristian Strøbech.
Alligevel vil han gerne give et par gode tips til, hvilke programmer der kan være behjælpelige over de kommende uger.
Her skal det tilføjes, at det er særligt vigtigt at være opmærksom på GDPR reglerne (dette er tilføjet kl. 13:40 efter henvendelse fra en opmærksom læser)
Strøbechs anbefalinger:
Skype
- Langt de fleste kender til Skype, men der er mange, som ikke er vant til at bruge det som virtuelt møderum. Det fungerer fint, og det er især godt, hvis mange på arbejdspladsen i forvejen bruger det i det daglige. Så behøver man nemlig ikke bøvle med at indhente alle mødedeltageres mails.
- Skype performer ikke altid så godt på video - i hvert fald i forhold til mine egne oplevelser. Men det kan være, det skyldes, at jeg har siddet på for lav en båndbredde på de pågældende tidspunkter. Det er der nok også mange andre, der gør i deres private hjem.
Zoom Meeting
- En rigtig fin løsning er at gå ind på hjemmesiden Zoom.us, Der er en af de mest udbredte videokonference-softwares. Den fungerer ved, at én person opretter et møde med lyd, video, tekstchat eller det hele, og så får man en url, som kan spredes til dem, der skal deltage i mødet.
- Det er kun personen, der holder mødet, som behøver at logge ind og have en profil. De andre skal bare downloade app'en og så åbner de det link, de har fået sendt fra mødeholderen på sms, messenger, mail eller et andet sted.
- Der er en god gratis version, hvor man kan være op til 100 mennesker med som seere i mødet. Der er nogle begrænsninger for videomøder over 40 minutter, men her er den billigste opgradering ikke særlig dyr.
- Og så er det smart, hvis man vil bruge Zoom som virtuelt klasseværelse, fordi man kan gemme videosendingen og oploade det på YouTube eller sit intranet bagefter, så dem, der ikke kunne være med i mødet eller timen, kan se det efterfølgende.
- Samtidig kan man også dele dokumenter eller dele sin skærmvisning, mens videoen kører.
Youtube Live
- Jeg bruger selv YouTube Live, når jeg streamer undervisning. Det er gratis, og alle kan se med uden at skulle gøre noget specielt for det - andet end at gå ind på linket til videoen. Man kan tilmed oprette og planlægge live-videoer på forhånd.
- Og så er Youtube Live en dejlig, lavpraktisk løsning med indbygget tekstchat. Du kan livestreame op til 12 timer ud til 500.000 seere – ikke at jeg selv har haft brug for det nogensinde.
Facebook og Messenger
- En underviser ringede til mig, og sammen snakkede vi os frem til, at det bedste for hans undervisning måske var Facebook Messenger. Det er en potent tjeneste, som kan en masse fede ting, og som kan have mange mennesker med i den samme tråd, hvor du kan dele alskens ting.
- Kører man igennem Facebooks browser-app, fungerer det også godt med en gruppe video chat.
- Underviseren havde i forvejen en facebookgruppe, hvor alle de studerende var med, så der er ikke nogen, der behøvede at hente nye apps eller programmer for at kunne undervises over Messenger. På den måde er det en god løsning, som er lavpraktisk og fleksibel.
Ved Facebook og Messenger er det særligt vigtigt at være opmærksom på GDPR reglerne. (Tilføjet 13:40)
Unødvendig video og vigtigt kabel
Udover de ovenstående metoder nævner Kristian Strøbech også Facetime, Google Duo og Microsoft Teams som anvendelige programmer. Han fremhæver, at det er rigtig godt, hvis man som mødeholder kan finde et program, mange medarbejdere i forvejen har installeret og har erfaring med at bruge.
- Men det er også vigtigt at gøre op med sig selv, hvor meget video der egentlig er brug for.
- Mange møder kan klares over telefonen, og lyd er ofte okay, for det tager meget båndbredde at streame video direkte. Hvis man sidder flere i et møde, og en af deltagerne hakker, fordi der er lav båndbredde, så ender man med at sidde og bande og svovle, siger Kristian Strøbech.
- Jeg anbefaler, at alle så vidt muligt får hentet et kabel med hjem til deres computer. Så man sætter computeren direkte til nettet i stedet for at være afhængig af et trådløst netværk, som ofte bliver ustabilt.
Én god ting kan der dog også komme ud af coronakrisen på den tekniske front:
- Det spændende ved, at så mange arbejder hjemme og måske skal lære at tænke i nogle af de her digitale baner, kan blive, at nogle flere får en okay oplevelse med at arbejde hjemmefra.
